eRechnung

1. Rechtliche Grundlagen (EU und Deutschland)

• EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verlangt die Akzeptanz elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Ausschreibungen in der EU und definiert Standards (z. B. EN 16931).
• UStG (Umsatzsteuergesetz) § 14 und § 14b: In Deutschland sind eRechnungen gleichgestellt mit Papierrechnungen, wenn sie:
  • Authentizität (Herkunftssicherheit),
  • Integrität (Unveränderbarkeit des Inhalts),
  • Lesbarkeit (bei menschlicher Prüfung) sicherstellen.

2. Formate für eRechnungen

• ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): PDF mit eingebetteter XML-Datei.
• XRechnung: XML-basiertes, maschinenlesbares Format, obligatorisch für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
• Andere Formate: EDIFACT, UBL (je nach internationaler Nutzung).

3. Inhaltliche Anforderungen

Eine eRechnung muss dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung enthalten:

• Vollständiger Name und Adresse von Leistungserbringer und Leistungsempfänger.
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers.
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer.
• Art, Umfang und Zeitpunkt der Leistung.
• Netto-Betrag, Steuersatz und Steuerbetrag.

4. Sicherstellung von Authentizität und Integrität

• Elektronische Signaturen: Optional, aber oft verwendet, um die Herkunft zu bestätigen und Manipulationen zu verhindern.
• EDI (Electronic Data Interchange): Sichere Übertragung zwischen Geschäftspartnern.
• Interne Kontrollverfahren: Unternehmen müssen ein Verfahren nutzen, um die Verbindung zwischen Rechnung und Geschäftsvorfall sicherzustellen.

5. Archivierungsanforderungen

• GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff):
  • Speicherung muss revisionssicher erfolgen: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, und Schutz vor Verlust.
  • Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre.
  • Zugriffsrechte: Daten müssen lesbar und für Prüfungen zugänglich sein.
• Format: Es sollte ein langfristig lesbares Format genutzt werden (z. B. PDF/A).

6. Technische Anforderungen

• IT-Sicherheit:
  • Verschlüsselung während der Übertragung und Speicherung.
  • Regelmäßige Backups.
• Kompatibilität:
  • Systeme müssen in der Lage sein, Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung zu verarbeiten.

7. Übermittlung von eRechnungen

• Übermittlung kann per E-Mail, EDI oder über spezialisierte Plattformen (z. B. PEPPOL) erfolgen.
• Die Übertragung sollte geschützt sein, z. B. über verschlüsselte Kanäle (TLS).

Zusammenfassung:

E-Rechnungen müssen den Anforderungen in Bezug auf Steuerrecht, Lesbarkeit, Sicherheit und langfristige Archivierung gerecht werden. Entscheidend ist, dass sowohl die technischen als auch die organisatorischen Prozesse rechtskonform gestaltet sind. Wir begleiten Sie bei der Umsetzung und sorgen dafür, dass Ihre Systeme alle gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllen.