E-Mail-Archivierung bietet nicht nur zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile, sie stellt für Unternehmen zudem eine zwingende Notwendigkeit dar. Geltende rechtliche Anforderungen können nicht ohne eine solche Lösung erfüllt werden. Leider ist gerade der rechtliche Aspekt der Archivierung sehr vielschichtig und von zahl-reichen Grauzonen geprägt. Dieser Leitfaden soll durch die wichtigsten Fragestellungen führen.

Was muss archiviert werden:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail versendet werden.

Wirtschaftsprüfzertifikat der AUDIT GmbH

Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend. Einen allgemeinen Leitfaden stellen die Merksätze des Verbandes Organisations- und Informationssysteme e.V. zur revisionssicheren elektronischen Archivierung dar:

• Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
• Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen, kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
• Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühest möglichen Zeitpunkt zu archivieren.
• Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden.
• Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden.
• Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wieder gefunden und reproduziert werden können.
• Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden.
• Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden.
• Das gesamte organisatorische und technische
• Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden.
• Bei allen Migrationen und Änderungen am
• Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein.

Verantwortung

• Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen in schweren Fällen sogar Freiheitsstrafen.